Seite 71 und das „Kurz-Memo“ nimmt immer noch kein Ende. Der Blick schweift entnervt zum Eingangskörbchen: Erbarmen, der nächste Aktenstoß. Spätestens an diesem Punkt landet das Memo im Schredder.
Tagtäglich wandern Berge von Papier über deutsche Schreibtische und werden alles – nur nicht gelesen. So versickern wichtige Informationen. Nicht immer liegt die Schuld beim (Nicht-)Leser. Unklare, schwammige Formulierungen und mangelnde Sorgfalt des Verfassers machen das Aktenstudium oft zur reinen Qual.
Das muss nicht sein. Wer ein paar einfache Grundregeln beachtet, stellt sicher, dass seine Texte gelesen werden und verhindert Frust auf beiden Seiten. Neudeutsch spricht man vom KISS-Prinzip: „Keep it short and simple“, der Volksmund weiß es schon viel länger: „In der Kürze liegt die Würze“. Mit den folgenden Tipps wird es Ihnen leicht fallen, Memos zu schreiben.
1. Halten Sie es schlicht
Sie können noch so wichtige Informationen auf Lager haben: Begraben Sie diese unter einem Berg Belanglosigkeiten, wird niemand sie lesen. Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt und schreiben Sie nicht lange drumherum.
2. Fassen Sie sich kurz
Der sicherste Weg, Ihrem Memo den Weg in den Papierkorb zu ebnen, ist eine saftige Überlänge. Niemand liest gerne lange Geschäftsnachrichten. Fassen Sie sich so kurz wie möglich, aber achten Sie darauf, Ihre Leser dennoch mit allen wichtigen Informationen zu versorgen.
3. Schreiben Sie für Ihre Zielgruppe
Machen Sie sich Gedanken über die Adressaten Ihrer Nachricht. Vermeiden Sie Fachausdrücke oder exotische Fremdwörter. Mit komplizierten, unverständlichen Konzepten und großen Worten beeindrucken Sie Ihre Leser nicht, sondern langweilen sie nur.
4. Nehmen Sie die Fragen in Ihrem Text vorweg
Lesen Sie Ihren Textentwurf sorgfältig durch und überlegen, welche Fragen sich beim Leser daraus ergeben könnten. Setzen Sie sich dann noch einmal hin und beantworten Sie diese Fragen in der überarbeiteten Version.
5. Vergeben Sie eine Priorität
Es hilft dem Empfänger, wenn er die Dringlichkeit eines Dokuments einschätzen kann. Versuchen Sie deshalb, eine Priorität zu vergeben, zum Beispiel nach dem Eisenhower-Prinzip, die mit Dringlichkeit und Wichtigkeit arbeitet. Ist etwas nicht so eilig, aber wichtig, können Sie dem Empfänger auch eine Frist für eine Rückmeldung vorgeben.
