Kompetenzen kennen: So erfahren Sie, was Ihre Mitarbeiter können

Wie können Unternehmerinnen und Unternehmer Wissen im Betrieb besser organisieren und dafür sorgen, dass alle im Team voneinander lernen? Wie hält man Wissen um Aufgaben, Prozesse oder typische Fehler sinnvoll fest, sodass die Informationen allen zugänglich sind? Wer ein durchdachtes Wissensmanagement im Betrieb etabliert, kann sich einen entscheidenden Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen. Dafür ist es zunächst einmal nötig, sich einen Überblick über die Kompetenzen und Kenntnisse der Mitarbeiter zu verschaffen. Wir haben zwei Unternehmerinnen gefragt, was sie in ihrer Firma dafür getan haben. 1. Mit einer Aufgabenliste Überblick verschaffen Vanessa Weber, Inhaberin und Geschäftsführerin des Werkzeughandels Werkzeug Weber Den Anstoß gab ein Prüfer vom TÜV. Als er das Handelsunternehmen Werkzeug Weber in Aschaffenburg für die Zertifizierung von Qualitätsstandards besuchte, lautete eine Anforderung: Jede Aufgabe in der Firma sollte von mindestens zwei Personen beherrscht werden, um das Ausfallrisiko zu minimieren. „Da wurde mir klar, dass ich aktiv werden muss“, erinnert sich Vanessa Weber. Die Unternehmerin begann, alle im Betrieb anfallenden Aufgaben in einer Excel-Liste zu sammeln. Wer kann im Onlineshop einen neuen Artikel anlegen? Wer beherrscht die Zollabwicklung, und wer weiß, wie man ein Angebot schreibt? Rund 60 Einträge kamen zusammen, nachdem ihr Team die Liste ergänzt hatte. Weber schickte die Tabelle per Mail an alle 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bat sie, anzukreuzen: „Das kann ich“ und „Das möchte ich noch lernen“. Die ausgefüllte Datei schickte das Team zurück an die Chefin, die die Daten zusammenführte. „So bekam ich sehr schnell einen Überblick, wie das Know-how im Unternehmen verteilt ist“, sagt impulse-Bloggerin Vanessa Weber. Wollte jemand eine Aufgabe dazulernen, vermittelte sie den entsprechenden Ansprechpartner im Team. „Die Mitarbeiter setzen sich dann zusammen und bringen sich das gegenseitig bei. Da ist auch Eigeninitiative gefordert“, so die Geschäftsführerin. Einmal im Jahr wird die TÜV-Zertifizierung erneuert, dann verschickt sie die Aufgabenliste wieder an das gesamte Team – und sieht, ob und wie sich Wissen im Unternehmen breiter verteilt hat. 2. Kompetenzen auf einer Wissenslandkarte festhalten Beate Freyer, Teilhaberin und Geschäftsführerin der Softwarefirma Machineering Das Münchener Unternehmen Machineering hat eine Software entwickelt, mit der sich hochkomplexe Maschinen virtuell simulieren lassen – bevor sie gebaut werden. „Damit können unsere Kunden Prozesse durchspielen und testen, wie sich die geplante Maschine später verhalten wird“, erklärt die Geschäftsführerin Beate Freyer. Im Laufe der Jahre wurde das Team immer größer und die Software immer komplizierter. Von den 15 Mitarbeitern hatte jeder sein Spezialgebiet, in dem sich die anderen nicht auskannten. Das führte zu Problemen: „Wer für Kundenservice zuständig war, musste immer häufiger bei den Entwicklern nachfragen, um spezielle Kundenfragen zu beantworten“, berichtet Freyer. Das hielt die Spezialisten von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Im Betrieb hielt ein Abteilungsdenken Einzug, die Stimmung verschlechterte sich. Den Firmengründern, Beate Freyer und Georg Wünsch, war klar: Sie mussten etwas tun. Ihre Lösung war eine Wissenslandkarte. Dafür wurden die Teammitglieder zunächst um eine Selbsteinschätzung gebeten: Wer kennt sich aus mit Robotik, wer im Bereich virtuelle Realität? Auf der Landkarte – eigentlich eine große Tabelle, ausgehängt in den Firmenräumen – ist nun, unterteilt in ein Dutzend farbig markierte Wissensgebiete, verzeichnet, wer welche Kompetenzen hat und wer wofür Ansprechpartner ist. [caption id="attachment_7604754" align="alignnone" width="1024"] Mit der Wissenslandkarte sehen die Chefs und die Mitarbeiter von Machineering sofort, wer Experte ist und wo es noch Schulungsbedarf gibt. In den Zeilen stehen die Fähigkeiten und in den Spalten die Mitarbeiter – eine Farbampel zeigt an, wie gut die jeweiligen Kenntnisse sind. [/caption] Auf diese Weise konnten die Firmenchefs identifizieren, wo noch Fähigkeiten und Knowhow aufgebaut werden musste. 2020 haben sie mit internen Schulungen begonnen, die noch fortgeführt werden: „Wir haben vergangenes Jahr pro Woche einen halben Tag dafür eingeplant, um das Basiswissen auf möglichst viele Köpfe zu verteilen.“ Durch diese Schulungen ist das Support-Team nun in der Lage, auch komplizierte Kundenanfragen selbst zu lösen. Auch ist auf einen Blick klar, wer einen Kollegen bei Urlaub oder Krankheit vertreten kann.