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Deadlines können beflügeln: Mit einer Frist im Nacken schaffen wir oft innerhalb kürzester Zeit Aufgaben, die wir zuvor ewig auf die lange Bank geschoben haben. Einfach, weil wir keine andere Wahl haben. Diesen Deadline-Effekt nutzt eine Zeitmanagement-Methode, auf die auch Tech-Mogule wie Elon Musk und Bill Gates, Produktivitätsexperte Cal Newport oder der Bestseller-Autor und Podcaster Jay Shetty schwören: das Timeboxing. Wie die Timeboxing-Methode funktioniert – und wie Sie damit im Alltag produktiver werden.
Definition: Was ist Timeboxing?
Die simple Grundregel beim Timeboxing lautet: für jede anfallende Aufgabe reservieren Sie einen festen Zeitblock (Englisch: timebox). In dieser festgelegten Zeit müssen Sie die Aufgabe abschließen. Die strikte Einteilung und die klare Definition der Aufgaben sollen dabei helfen, in kürzerer Zeit mehr zu schaffen. Dabei ähnelt das Timeboxing einer weiteren beliebten Produktivitätsmethode, der Pomodoro-Technik, bei der sich Arbeitsblöcke mit festen Pausen abwechseln. Bei dieser Methode wird ein Timer gestellt, der nach 25 Minuten darauf hinweist, dass ein Zeitblock abgelaufen ist.
Timeboxing wird im agilen Projektmanagement und beim Arbeiten nach der Scrum-Methode genutzt, um Aufgaben in Teams zu koordinieren. Es eignet sich aber auch gut für die persönliche Planung eines Arbeitstags.
So wenden Sie die Timeboxing-Methode an
Timeboxing hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeit effizient zu strukturieren. Statt morgens mit den vermeintlich dringendsten Aufgaben zu starten oder von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, zwingt die Methode Sie dazu, sich an ein festes Gerüst zu halten. Das schärft den Fokus und verhindert, dass Sie sich verzetteln. So funktioniert die Timeboxing-Technik:
- Aufgaben auflisten: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben. Dabei hilft eine ausführliche Aufgabenliste. Größere Aufgaben sollten Sie in kleinere Teilschritte herunterbrechen. Überlegen Sie auch, welche Routine-Aufgaben jeden Tag anfallen, und notieren Sie sie.
- Zeitbedarf einschätzen: Im zweiten Schritt müssen Sie abschätzen, wie lange Sie für die jeweiligen Aufgaben brauchen werden. Das kann von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden reichen.
- Arbeitstage strukturieren: Weisen Sie jedem To-do einen exakten Zeitblock zu und planen Sie so Ihre Arbeitstage. Ob Sie die Zeitblöcke per Hand auf einem Zettel notieren, eine Excel-Liste nutzen oder die Blöcke mit den jeweiligen To-dos gleich in Ihren Kalender eintragen, ist Geschmackssache. Es gibt auch Online-Tools und Timeboxing-Apps fürs Smartphone.
- Pausen einplanen: Denken Sie daran, nicht zu viele Aufgaben und Meetings in einen Tag zu quetschen, sondern auch ausreichend Pausen einzuplanen.
4 Tipps für erfolgreiches Timeboxing
Realistische Zeiten einplanen
Die meisten Menschen unterschätzen, wie lange sie für etwas brauchen. Für den Anfang kann es sinnvoll sein, Zeiten für alle Arbeitsschritte mit Apps wie Toggl oder Clockify zu stoppen. So entwickeln Sie nach und nach ein besseres Gefühl dafür, welche Aufgabe wie lange dauert – und verhindern, dass Sie sich Ihre Tage zu voll packen.
An Zeitblöcke als Puffer denken
Egal, wie gut Sie Ihren Arbeitstag planen: Es wird immer etwas dazwischenkommen. Daher ist es sinnvoll, einen Zeitblock als Puffer für unerwartete Störungen einzuplanen. Häufen sich die Unterbrechungen, müssen Sie Ihren Plan umstellen und Zeitblöcke auf die folgenden Tage verschieben.
Streng sein
Timeboxing kann nur funktionieren, wenn man sich an die vorgegebenen Zeitbegrenzungen hält. Das erfordert gerade am Anfang Disziplin. Hilfreich sind realistische Zeitfenster, genügend Pausen – und die Motivation, am Ende eines Tages wirklich alles erledigt zu haben, was Sie sich vorgenommen haben.
Aufgaben bündeln
Timeboxing wird gern mit einer weiteren Zeitmanagement-Methode kombiniert, dem sogenannten Batching (Dosierung). Ziel ist es, gleiche oder ähnliche Aufgaben zu bündeln und hintereinander anzugehen. Statt etwa immer wieder Ihre Mails zu checken, planen Sie eine halbe Stunde am Tag ein, in der Sie alle Mails bearbeiten. Der Produktivitätsexperten und Bestseller-Autor Jay Shetty empfiehlt auch, Aufgaben nach ihrer grundsätzlichen Natur (eher logisch und zahlenorientiert oder kreativ) zu sortieren. Sein Rat: Vertiefen Sie sich nicht erst eine Stunde in die Analyse der aktuellen Geschäftszahlen, um danach in ein Brainstorming für neue Marketing-Maßnahmen zu springen. Versuchen Sie, Ihre Tage so zu gestalten, dass Sie ähnliche Aufgaben zeitlich bündeln können. Der Dienstagvormittag könnte etwa für analytische Tätigkeiten reserviert sein, während Sie am Mittwochnachmittag kreativere Aufgaben wie die Content-Planung Ihrer LinkedIn-Posts angehen.
Vorteile beim Timeboxing
Sie arbeiten Aufgaben effizient ab
Die meisten kennen es: Je mehr Zeit man für eine Aufgabe hat, desto länger braucht man dafür. Dieses Phänomen hat sogar einen Namen: das Parkinsonsche Gesetz. Ohne Zeitdruck neigen wir dazu, uns in Details zu verlieren – und es fällt schwerer, einen Schlussstrich zu ziehen.
Eine Methode wie das Timeboxing diszipliniert dagegen – und hilft, Aufgaben abzuhaken. Ganz nach dem Motto „Better done than perfect“, was bedeutet: „Das Ergebnis muss nicht perfekt sein, wichtig ist, dass die Aufgabe erledigt ist“. Natürlich gibt es kreative Herausforderungen, an denen auch einmal länger gefeilt werden muss. Aber gerade bei Routineaufgaben geht es häufig darum, sie einfach wegzuschaffen.
Sie verhindern Prokrastination
Timeboxing wirkt zudem wie ein Wundermittel gegen das Aufschieben. Wenn die unliebsame Aufgabe für die Zeit von 10 bis 11 Uhr fest eingeplant ist und der Kalender daran erinnert, fällt es schwer, sie weiter zu ignorieren.
Sie schärfen Ihren Fokus und steigern Ihre Motivation
Die klaren Anfangs- und Endzeiten schärfen den Fokus und verhindern, dass wir uns schnell ablenken lassen. Es bleiben nur noch 45 Minuten, um den Förderantrag auszufüllen? Das geht nur mit Ruhe und voller Konzentration.
Nachteile beim Timeboxing
Ungeübte setzen sich zu sehr unter Druck
Wenn Sie Ihre Zeitblöcke zu kurz planen und die Aufgaben nicht rechtzeitig beenden können, führt das zu unnötigem Stress und Frust. Planen Sie gerade zu Beginn lieber mehr Zeit ein. Wie lang sollte eine Timebox sein? Darauf gibt es keine klare Antwort – je länger Sie mit der Timeboxing-Technik arbeiten und je bewusster Sie sich dabei beobachten, wie viel Zeit Sie für bestimmte To-dos aufwenden müssen, desto besser wird Ihr Gespür für passende Zeitfenster werden.
Sie fühlen sich eingeschränkt und kontrolliert
Gerade auf Menschen, die eher kreativ arbeiten, mag die Timeboxing-Methode mit ihrer Stundenplan-Anmutung zu starr wirken. Sie wollen sich nicht wie ein Produktivitätsroboter fühlen, der stumpf eine Aufgabe nach der anderen wegschafft – ohne Rücksicht auf die persönliche Tagesform oder individuelle Vorlieben. Der amerikanische Unternehmer und Produktivitätsexperte Thomas Frank kann das nachvollziehen, betont in einem Video über die Methode aber: „Du musst nicht mehr überlegen: ‘Was mache ich jetzt, was gehe ich als Nächstes an?‘ Weil es schon festgelegt ist.“ Das sei ungemein befreiend.
Beispiel: Timeboxing-Technik im Kalender
So könnte der Wochenanfang einer Unternehmerin aussehen, die ihre beruflichen und privaten Termine und Aufgaben nach der Timeboxing-Methode in ihren Outlook-Kalender eingetragen hat:
Auf den ersten Blick mag so ein vollgepackter Kalender abschreckend wirken. Doch Aufgaben mit System einen festen Zeitblock zuzuweisen, kann Ihnen helfen, Ihre Tage gut zu strukturieren – und abends mit dem Gefühl ins Bett zu gehen, dank Timeboxing richtig etwas geschafft zu haben.
