Trennungsgespräch: Wie Sie Mitarbeitern mit Anstand kündigen

„Wir müssen uns von dir trennen“ – dieser Satz geht wohl niemandem leicht über die Lippen. Doch was, wenn einem die wirtschaftliche Lage keine Wahl lässt? „Eine Kündigung gehört zu den größten Einschnitten im Leben, in einer Reihe mit Scheidung, Tod oder Unfall“, sagt Jürgen Lieske, Berater und Experte für Trennungsgespräche aus München. Entsprechend sorgfältig sollten sich Führungskräfte darauf vorbereiten.

Doch nicht nur für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin ist ein fairer Trennungsprozess wichtig. Auch Arbeitgeber profitieren davon. „Ein gut vorbereitetes Kündigungsgespräch stellt die Weichen für eine einvernehmliche Einigung“, erklärt Dagmar Walker, Rechtsanwältin aus Berlin. Landet eine Kündigung vor dem Arbeitsgericht, koste das nicht nur Zeit und Geld, sondern schlage auch oft hohe Wellen im Betrieb. Das wirkt sich auf die Motivation derjenigen aus, die bleiben. Und entscheidet, wie im Nachgang über Ihre Firma gesprochen wird. So gelingt ein Abschied mit Anstand:

1. Wir sind alle im Homeoffice – kann ich die Trennung telefonisch verkünden?

„Auf keinen Fall“, sagt Lieske. Auch Walker rät davon entschieden ab. „Sie sollten unter Einhaltung aller derzeit nötigen Regeln ein persönliches Gespräch führen“, so die Anwältin. Eine Trennung per Telefon oder Video-Call zeuge von mangelnder Wertschätzung.

2. Wie und wann lade ich ein?

Haben Sie einen regelmäßigen Termin mit dem Betroffenen, können Sie diesen auch für das Trennungsgespräch nutzen. Ansonsten laden Sie per E-Mail zu einem persönlichen Treffen ein. Kommt die Frage auf, worum es geht, empfiehlt Walker eine neutrale Antwort wie „um unsere Zusammenarbeit“ oder „um Ihren Arbeitsvertrag“. „Geben Sie als Gesprächsgrund nichts an, das in eine falsche Richtung geht, etwa Feedbackgespräch“, so die Anwältin. „Damit zerstören Sie sofort Vertrauen.“ Zwischen Einladung und Gespräch sollte nicht zu viel Zeit vergehen. Für einen Termin am Dienstag schicken Sie die Mail am Freitagmorgen raus. Legen Sie das Gespräch auf keinen Fall vor einen Feiertag oder auf Freitagnachmittag. „Sonst hat der Mitarbeiter keine Chance, einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt zu kontaktieren“, erklärt Lieske.

3. Wer führt das Gespräch?

Als Chef oder Chefin sollten Sie das persönlich machen. Wenn Sie selbst wenig Kontakt zu dem betroffenen Mitarbeiter hatten, können Sie das Gespräch auch gemeinsam mit dem direkten Vorgesetzten führen. Je nach Situation können Sie laut Lieske auch eine dritte Person hinzuholen, etwa eine Kollegin oder einen Kollegen. „Das gibt Ihnen Sicherheit und kann verhindern, dass die Emotionen zu sehr hochkochen“, sagt der Berater. Zudem haben Sie einen Zeugen, was etwa bei einer Kündigungsschutzklage wichtig sein kann.

4. Wo sollte das Gespräch stattfinden?

In einem geschützten Raum – sei es ein Besprechungszimmer, das Meisterbüro oder eine ruhige Ecke im Betrieb. Entscheidend ist, dass der Rest des Teams nicht alles mitbekommt.

5. Mir bereitet der Ausblick auf das Gespräch Bauchschmerzen. Was hilft?

Eine Kündigung auszusprechen fällt schwer, weil es einen Konflikt gibt zwischen der Rolle als Arbeitgeber und als Mensch. „Viele fühlen sich dabei schuldig, gerade in kleineren Betrieben, wo man sehr nah an den Beschäftigten dran ist“, sagt Lieske. Doch darunter leidet das Gespräch. Machen Sie sich klar, dass auch Ihr Gegenüber zwei Rollen hat. Max Müller als Mensch, den Sie schätzen, und Max Müller als Mitarbeiter. Sie kündigen dem Mitarbeiter. „Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre eigenen Gefühle“, rät Lieske. Sie dürfen zugeben, dass es auch für Sie schwer ist. Überlegen Sie auch, was Sie brauchen, um souverän und sachlich zu agieren. Hilft Ihnen ein kurzer Spaziergang vor dem Gespräch?

Entscheidend ist zudem eine gute Vorbereitung. „Auch nach 20 Jahren im Geschäft sollten Sie nie unvorbereitet in das Gespräch gehen, sonst passieren Fehler, die eine Einigung erschweren“, so Walker. Wie tickt Ihr Gegenüber? Wie sieht es gerade privat aus? Wird die Person wieder eine neue Stelle finden? Je mehr Sie darüber wissen, umso besser können Sie sich auf das Gespräch und auf mögliche Reaktionen einstellen – und auf die jeweilige Situation eingehen, etwa mit dem Angebot zur Freistellung oder Unterstützung für eine Weiterbildung.

6. Wie überbringe ich die Botschaft?

Kommen Sie direkt zur Sache. Die Trennungsbotschaft sollten Sie kurz und knapp in den ersten fünf Sätzen rüberbringen. Etwa: „Wir führen heute ein unangenehmes Gespräch. Wir trennen uns von Ihnen und lösen den bestehenden Arbeitsvertrag auf. Am 31.10. ist Ihr letzter Arbeitstag.“ Verzichten Sie dabei auf Weichmacher wie „vielleicht“ oder „möglicherweise“. Sie wollen eine klare Entscheidung kommunizieren. Danach folgt die Trennungsbegründung. Geben Sie die wahrhaftigen Gründe dafür an, warum Sie den Schritt gehen müssen. So wird deutlich, dass Sie sich die Entscheidung nicht leicht gemacht haben. Walker empfiehlt, Trennungsbotschaft und Begründung vor dem Gespräch laut zu üben. „Sie können die Sätze auch einmal mit dem Handy aufnehmen und danach anhören“, sagt sie. Hilfreich ist auch, sich auf mögliche Nachfragen des Mitarbeiters vorzubereiten.

7. Auf welche Reaktionen muss ich mich einstellen?

Die eine wird ausfallend, der andere ganz still: Sie sollten auf alles gefasst sein. „Geben Sie Ihrem Gegenüber Zeit, die Nachricht zu verdauen“, rät Trennungsexpertin Walker. Hören Sie zu. Halten Sie Gesprächspausen aus. Sitzt jemand wie erstarrt vor Ihnen, sollten Sie sichergehen, dass er oder sie die Botschaft wirklich verstanden hat. Etwa durch die Bitte: „Kannst du noch einmal in deinen eigenen Worten wiederholen, was ich gerade gesagt habe?“

Ein Glas Wasser auf dem Tisch kann in brenzligen Situationen helfen. „Statt direkt auf die Emotionen Ihres Gegenübers zu reagieren, halten Sie inne und trinken einen Schluck. Schon diese kurze Pause beruhigt“, sagt Lieske. Sie können auch die Gefühle des Mitarbeiters widerspiegeln: „Ich merke, es geht dir nicht gut. Das alles ist belastend, für dich natürlich viel mehr als für mich. Ich möchte dir erklären, wie ich zu dieser Entscheidung gekommen bin.“

8. Was mache ich, wenn mein Gegenüber anfängt zu weinen?

„Tränen fließen in Trennungsgesprächen öfter, als man denkt“, sagt Walker. Sie empfiehlt, ein Glas Wasser und ein Paket Taschentücher bereitzuhalten. Verkneifen Sie sich Trostfloskeln oder Verharmlosungen wie „Ist doch nicht so schlimm, du findest bestimmt schnell etwas Neues“. Walker rät, die Situation auszuhalten, dem Gegenüber ausreichend Zeit zu lassen und dann Fragen zu stellen wie „Brauchst du noch einen Moment?“ oder „Kann ich jetzt zum nächsten Punkt kommen?“.

9. Was kann ich für eine möglichst wertschätzende Trennung noch tun?

Lieske rät, auch auf Leistungen und Erfolge des Mitarbeiters einzugehen. Sätze wie „Es geht um die Stelle, nicht um dich als Mensch“ drücken Wertschätzung aus. Klären Sie vorab, was Sie als Perspektive anbieten können. Das muss nicht zwingend eine große Abfindung sein.

Nach dem Gespräch sollten Sie sich vergewissern, dass der Gekündigte gut nach Hause kommt. Und auch, wenn es unangenehm ist: Rufen Sie am nächsten Tag an und fragen Sie, wie es ihm geht. „Vermutlich werden Sie als Antwort hören: „Wie soll es mir schon gehen?“, so Lieske. Doch Sie zeigen damit, dass Ihnen der Mitarbeiter nicht egal ist.

10. Und was hilft mir nach dem Gespräch?

Sprechen Sie mit jemandem darüber – dem Partner, der Partnerin oder Kollegen. Reflektieren Sie, wie Sie sich bei dem Gespräch gefühlt haben. „Einige Führungskräfte leiden unter dem Gefühl, Schuld auf sich geladen zu haben“, so Lieske. „Es hilft, sich klarzumachen, dass Sie das Menschenmögliche getan haben. Und dann sollten Sie sich verzeihen.“