Betriebsprüfung vorbereiten: Mit diesen Insidertipps kommen Sie gelassen durch die Betriebsprüfung

Die folgenden Insidertipps helfen Ihnen, sich als Unternehmer während der vier Phasen einer Betriebsprüfung klug zu verhalten. Sie helfen Ihnen außerdem zu verstehen, warum ein Betriebsprüfer während eines Firmenbesuchs das tut, was er tut – und was er meint, wenn er etwas sagt. Phase 1: Ab Anruf des Betriebsprüfers Bedenkzeit erbitten Zunächst ruft der Betriebsprüfer den Unternehmer oder dessen Steuerberater an. Denn bevor er die Prüfungsanordnung offiziell mit der Post schickt, wird der Beamte zuerst versuchen, einen Starttermin für die Prüfung zu vereinbaren. Allerdings sollten Unternehmer besser keinen Termin vereinbaren, wenn sie den Prüfer in der Leitung haben. Der Grund: Sagen sie telefonisch sofort zu, folgt postwendend die schriftliche Prüfungsanordnung. Bis zum Prüfungsbeginn bleibt dann nur wenig Zeit, um sich effektiv vorzubereiten oder um seine Rechte ausspielen zu können. Besser: Unternehmer beziehungsweise Steuerberater sollten um Bedenkzeit erbitten und zunächst Rücksprache mit ihrem Steuerberater halten. Denn muss ein Unternehmer aus welchen Gründen auch immer befürchten, dass der Prüfer eine Steuerhinterziehung aufdecken könnte, besteht bis zur Bekanntgabe der Prüfungsanordnung noch die Möglichkeit, eine strafbefreiende Selbstanzeige beim Finanzamt einzureichen. Liegt die Prüfungsanordnung im Briefkasten, ist es für die Strafbefreiung zu spät. Wichtig: Unternehmer sollten bei der Selbstanzeige niemals einen Alleingang wagen, sondern nur zusammen mit einem versierten Berater aktiv werden. Die gewünschte Straffreiheit setzt nämlich voraus, dass zahlreiche Spielregeln eingehalten werden. Zum Beispiel müssen alle steuerlichen Vergehen für die vergangenen zehn Jahre getrennt nach Steuerjahren und Steuerarten offengelegt und die hinterzogenen Steuern ausgerechnet und sofort bezahlt werden – je nach Höhe mit unterschiedlichen Strafzuschlägen. Das sollte ein Experte übernehmen. Prüfungsort festlegen Bis zum nächsten Telefonat mit dem Prüfer kann sich der Unternehmer überlegen, wo die Prüfung eigentlich stattfinden soll. Drei Orte sind denkbar. Möglich ist etwa, dass der Prüfer direkt in den Betrieb kommt. Das ist aber keine gute Idee, wenn das Tagesgeschäft es nicht zulässt, über Tage hinweg die vielen Fragen und Rückfragen des Prüfers zu beantworten, oder wenn einfach kein Platz vorhanden ist. Denkbar ist auch, die Prüfung ins Finanzamt zu verlegen. Aber auch das ist keine wirklich gute Idee. Denn dort ist der Prüfer in seiner Komfortzone; er hat nirgendwo mehr Zeit, sich die Firmenbuchhaltung vorzunehmen. Die beste Lösung ist daher Ort Nummer drei: in der Kanzlei des Steuerberaters. Der kann die steuerlichen Fragen des Prüfers in der Regel als Einziger kompetent beantworten und erkennt sofort, in welche Richtung der Prüfer ermittelt, wenn er scheinbar profane Fragen stellt. Wichtig: Vorab mit dem Steuerberater klären, was die Rundumbetreuung des Finanzamtsprüfers kostet. Kleine und mittelständische Betriebe müssen in der Regel mit einem Beratungshonorar von 2000 Euro kalkulieren. Besser als eine Stundenlohnvereinbarung ist ein vorab festgelegtes Pauschalhonorar, mit dem beide Seiten gut leben können. Prüfungszeitraum beeinflussen In aller Regel wird das Finanzamt die letzten drei Jahre prüfen, für die bis zum Versand der Prüfungsanordnung Steuererklärungen beim Finanzamt vorliegen. Klingelt also im August 2020 das Telefon und der Prüfer möchte die Jahre 2016 bis 2018 prüfen, kann der Unternehmer sich Bedenkzeit für den Starttermin der Prüfung erbitten und schnell noch seine Steuererklärung 2019 einreichen. Die Folge: Jetzt umfasst der Prüfungszeitraum die Jahre 2017 bis 2019. Möchte der Prüfer unbedingt auch 2016 mitprüfen, muss er das explizit begründen. Den Prüfungszeitraum zu beeinflussen, kann aus verschiedenen Gründen ratsam sein: Entweder um hohe Nachzahlungszinsen zu vermeiden, oder um das Unternehmen quasi mit einem „Testat“ des Finanzamts zu veräußern. Es lässt sich ein besserer Preis erzielen, wenn die Prüfung vor dem Verkauf bereits abgeschlossen ist und kein Steuerrisiko mehr besteht. Phase 2: Ab Zustellung der Prüfungsanordnung Gespräch suchen Landet die Prüfungsanordnung im Briefkasten, kann der Unternehmer Einspruch dagegen einlegen. Das ist aber keine wirklich gute Idee: Ein Einspruch schlägt meist hohe Wellen, ist mit viel Bürokratie und Arbeit verbunden und könnte für schlechte Stimmung und damit erst recht zu einer kleinlichen und strengen Prüfung führen. Wer Änderungen zum Prüfungsort, Prüfungsbeginn oder zum Prüfer selbst durchboxen möchte, sollte stattdessen besser das direkte Gespräch mit dessen Vorgesetzten suchen. Auskunftspersonen bestimmen Findet die Prüfung in der Firma statt, sollte der Unternehmer eine oder zwei Auskunftspersonen bestimmen, die dem Prüfer Rede und Antwort stehen. Das können der leitende Buchhalter und der Steuerberater sein. Allen anderen sollte ein „Maulkorb“ verpasst werden. Hintergrund: Viele scheinbar harmlose Fragen des Prüfers verfolgen nur ein Ziel: höhere Steuern festsetzen. Sie sollten deshalb nicht von Kollegen beantwortet werden, die womöglich nur steuerliches Halbwissen haben. Buchhaltung aufmöbeln Ist klar, welche Jahre geprüft werden, sollten bis zum Prüfungsstart sämtliche Steuerunterlagen zusammengestellt werden, die mit dem Prüfungszeitraum zusammenhängen. Müssen sie erst gesucht werden, wenn der Prüfer im Haus oder in der Kanzlei ist, hat er mehr Zeit, sich weitere Prüfungsfelder auszudenken. Wer die geforderten Unterlagen nicht zügig vorlegen kann, riskiert ein Verzögerungsgeld von mindestens 2500 Euro. Für die Vorlage von Belegen wird in der Regel eine Frist von 14 Tagen und eine weitere Verlängerung um zwei Wochen gewährt. Liegt der Beleg dann immer noch nicht vor, ist für viele Prüfer Schluss mit lustig - und das Bußgeld unausweichlich. Phase 3: Ab Beginn der Prüfung Smalltalk vermeiden Erfahrene Prüfer des Finanzamts zeigen häufig großes Interesse für die Firma und die Erfolge des Unternehmers und versuchen insbesondere beim Eröffnungsgespräch, die geschäftliche Ebene zu verlassen. Sie plaudern gern über die Familie, Hobbys und Urlaubsvorlieben. Aber Vorsicht: Bei diesem scheinbaren Smalltalk handelt es sich bereits um die ersten Prüfungshandlungen. Der Beamte möchte wissen, wonach er in der Buchhaltung suchen muss, um private Kosten zu entlarven. Drei Beispiele: Die Ehefrau hat gar keine Zeit mitzuarbeiten? Der Prüfer streicht die Betriebsausgaben für ihren Lohn. Der Unternehmer ist Autonarr? Der Prüfer kürzt den Betriebsausgabenabzug für den zu teuren Dienstwagen. Der Unternehmer ist USA-Liebhaber? Der Prüfer sucht nach Betriebsausgaben für Reisen in die Vereinigten Staaten und kürzt sie anteilig oder komplett wegen privater Interessen. Hat die Prüfung begonnen, sollten Unternehmer daher am besten nur über Betriebliches reden. Um schriftliche Fragen und Feststellungen bitten Der Prüfer sollte darum gebeten werden, seine Fragen und Feststellungen schriftlich vorzulegen. Das führt dazu, dass er nur die „wasserdichten“ Mängel in der Buchhaltung mitteilt, die auch vor Gericht Bestand haben können. Anderenfalls kann es passieren, dass der Prüfer mündlich Buchführungsmängel rügt, von denen er eigentlich weiß, dass er sie später niemals durchsetzen könnte. Mit dieser Taktik schafft sich der Beamte Verhandlungsmasse: Er kann dann mit großzügiger Geste auf die fragwürdigen Feststellungen verzichten und erreicht im Gegenzug, dass der Unternehmer bei den übrigen Kritikpunkten klein beigibt. Die Wahrheit sagen Lügen haben kurze Beine – das gilt natürlich auch bei Betriebsprüfungen. Denn in unserem digitalen Zeitalter haben die Prüfer allerlei Möglichkeiten, die Antworten des Unternehmers gegenzuchecken. Wenn der Unternehmer etwa seine Amerikareise als Betriebsausgabe abgezogen hat und verneint, dort aus privaten Gründen unterwegs gewesen zu sein, schaut der Prüfer eben auf Facebook nach. Findet er dort dann die vielen schönen, frei zugänglichen Urlaubsbilder von der US-Reise, streicht der Beamte die Reisekosten womöglich komplett. Nicht selten durchforsten Prüfer neben den Facebookseiten des Unternehmers auch das Internetarchiv archive.org, das eine gigantische Menge längst abgeschalteter Websites für Recherchezwecken speichert. Gibt der Prüfer hier die Internetadresse des Unternehmens ein, kann er zurückliegend für viele Jahre schauen, was auf den Seiten angeboten wurde, was sich verändert hat und welche Personen welche Aufgaben hatten. So flog zum Beispiel ein Handwerker auf, der in seiner Gewerbesteuererklärung Büroräume angegeben hatte, die in einer Landgemeinde mit niedrigen Steuersätzen lagen. Tatsächlich aber hatte er seine Zentrale in einer Großstadt – mit hoher Gewerbesteuer. Die Folge: mehrere Tausend Euro Steuerersparnis. Die durfte er mit Zinsen zurückzahlen, als der Prüfer nach einer Archive.org-Recherche nachvollziehen konnte, an welchen Standorten der Unternehmer wirklich tätig war. Freiwillig zahlen Hat der Beamte Buchführungsmängel entdeckt, die nicht wegzudiskutieren sind, und ist das Prüfungsende noch nicht absehbar, empfehlen sich freiwillige Steuerzahlungen. Der Vorteil: Ab dem Zeitpunkt der Zahlung fallen keine Nachzahlungszinsen (0,5 Prozent pro Monat) mehr an. Stößt der Beamte etwa zu Beginn der Prüfung auf die doppelte Verbuchung von Betriebsausgaben in Höhe von 20.000 Euro, führt das zu Steuernachzahlungen von knapp 10.000 Euro. Dauert die Prüfung noch mindestens ein Jahr, würden zusätzlich 600 Euro Zinsen anfallen. Da ergibt eine freiwillige Vorabzahlung durchaus Sinn. Um den Zinslauf zu stoppen, muss bei der Überweisung darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine freiwillige Zahlung handelt. Im Betreff sollte auch stehen, für welche Steuerart und welches Jahr. Am besten spricht der Steuerberater das vorher mit der Finanzkasse ab. Kleiner Nachteil: Fällt die Steuernachzahlung nach Abschluss der Prüfung niedriger aus als die freiwillige Steuerzahlung, gibt es vom Finanzamt im Gegenzug keine Erstattungszinsen zurück. Phase 4: Nach der Betriebsprüfung Schließt der Prüfer seine Prüfungshandlungen ab, beginnt die eigentliche Arbeit für den Unternehmer und seinen Steuerberater. Nun geht es darum, einen für beide Seiten akzeptierbaren Kompromiss zu erzielen. Auf einer Schlussbesprechung bestehen Nach der Betriebsprüfung sollte der Unternehmer auf eine Schlussbesprechung pochen, an der auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnimmt. Bei dieser letzten Unterredung wird jeder Stein umgedreht und jede noch so kleine Feststellung diskutiert. Ziel ist es, dass der Prüfer fragwürdige Beanstandungen fallen lässt oder sich zumindest mit einem Kompromiss zufrieden erklärt. Finden sich zum Beispiel kleinere Mängel im Fahrtenbuch oder bei der Kassenführung, muss das nicht zwingend zu Steuernachzahlungen führen. Der Prüfer kann es auch beim Hinweis, das künftig besser zu machen, oder einer Rüge bewenden lassen. Die Schlussbesprechung sollte mehrere Wochen nach Abschluss der Prüfungshandlungen erfolgen – in der Firma, beim Steuerberater oder im Finanzamt. Dann hatte der Unternehmer genug Zeit, sich mit den Kritikpunkten des Finanzamts auseinanderzusetzen. Mit Einspruch drohen Lässt sich der Prüfer auf keinen Kompromiss ein, sollte der Unternehmer mit einem Einspruch drohen. Da der Prüfer dann Stellungnahmen abfassen muss, für die er eigentlich keine Zeit hat, wird er vielleicht doch zu einem Kompromiss bereit sein. Denn auch die Beamten stehen unter Druck. Sie müssen ihre Zahlen bringen und die Prüfungen innerhalb einer gewissen Zeitspanne abschließen. Schaffen sie das nicht, fällt die nächste Beurteilung schlechter aus – und ihre Chancen auf eine Beförderung sinken. Bei Nachzahlungen auf Zeit spielen Müssen Unternehmer am Ende Steuern nachzahlen, können sie das noch etwas hinauszögern. Dazu sollten sie um Zusendung des Prüfungsberichts „mit einer Einwendungsfrist von vier Wochen“ bitten. Diese Frist lässt sich meist noch einmal um bis zu einen Monat verlängern. Erst nachdem der Unternehmer grünes Licht gegeben hat, wird das Finanzamt sich um die Änderungsbescheide kümmern. Auf diese Weise lässt sich die Zahlung also noch ein wenig hinauszögern. Allerdings fallen jeden Monat Verzögerung auch wieder Nachzahlungszinsen (0,5 Prozent) an.